DIAGNÓSTICO DE FUGAS DE HORAS
Nadie sabe cuántas horas pierde. Nosotros las medimos.
Un Diagnóstico de procesos mide cuánto tiempo consume realmente el trabajo manual en su operación, cuánto representa ese tiempo en costo, y cuáles de esos procesos se pueden automatizar hoy.
No trabajamos con estimaciones de pasillo: medimos sobre casos reales —con marcas de tiempo del sistema, cronometraje o autorregistro— y entregamos un informe donde cada cifra declara de dónde salió. Cubre registro de facturas, conciliaciones bancarias, reportes recurrentes y traslado de datos entre sistemas.
Está pensado para empresas con equipos administrativos y contables que sospechan que están perdiendo horas, pero no las tienen medidas.
Empieza con una conversación de 30 minutos, sin costo.
Con esa frase, o alguna parecida, empieza casi toda conversación sobre automatización. Todo el mundo intuye dónde está la ineficiencia; casi nadie la tiene medida. Y sin números se termina automatizando el proceso que hace más ruido, no el que más cuesta. Suelen ser procesos distintos: el que hace ruido es el que tiene a alguien quejándose; el que cuesta es el que quince personas hacen cinco minutos al día, sin quejarse nunca.
"Sabemos que el cierre es pesado."
Cómo se hace
Nuestro fundador ha pasado mas de 19 años auditando procesos contables y administrativos. Un Diagnóstico es esa metodología aplicada a otro objeto: en lugar de buscar errores de registro, buscamos minutos.
Alcance
Definimos por escrito qué procesos entran, cuáles no y a qué información tendremos acceso. Nunca más de tres en un primer Diagnóstico.
Mapeo
Recorremos cada proceso con quien lo ejecuta, no con su jefe. Documentamos cada paso y dónde la información se vuelve a digitar.
Medición
No preguntamos cuánto tardan: lo medimos. Marcas de tiempo del sistema, cronometraje sobre casos reales o autorregistro de cinco días.
Cuantificación
Traducimos horas a costo real por puesto, prestaciones incluidas. Y evaluamos qué tan automatizable es cada proceso.
Informe
Un documento de 8 a 15 páginas y una sesión de 45 minutos con quien decide.
Qué recibe
Un informe, no una cotización con gráficas
La cifra total de horas y su costo mensual. El desglose por proceso, separando ejecución, esperas y retrabajo. El índice de automatizabilidad de cada uno, y la priorización de qué hacer primero y qué dejar quieto.
Además, el cálculo de en cuántos meses se paga cada implementación, y los anexos con las hojas de medición y los datos crudos — para que mañana pueda validar cualquier cifra con quien quiera.
| Confianza alta | Medición directa: datos del sistema o cronometraje sobre diez o más casos reales. |
| Confianza media | Autorregistro del equipo durante cinco días hábiles, o muestreo menor. |
| Confianza baja | Cifra declarada por el responsable del proceso, sin verificar. |
Diferenciador
Cada cifra dice de dónde salió.
Ninguna cifra se presenta sin declarar su origen y su nivel de confianza. Viene directamente de la práctica de auditoría, y es lo más inusual de nuestros informes.
Un informe donde todo aparece con la misma autoridad es un informe en el que no se puede confiar, porque en la práctica algunas cosas se miden y otras solo se estiman. Preferimos decirle cuál es cuál.
Cuándo decimos que no
El Diagnóstico también sirve para no automatizar.
Si el retorno supera los doce meses, no recomendamos la implementación — y lo escribimos en el informe.
También decimos que no cuando el proceso debería simplificarse antes que automatizarse, cuando el volumen no justifica el costo, cuando la tarea depende de criterio experto más de lo que sigue una regla, o cuando la información todavía no existe en digital y digitalizarla cuesta más que el ahorro. Un Diagnóstico que concluye "no automatice nada de esto todavía" también es útil: le ahorró una implementación que no se iba a pagar.
Preguntas frecuentes
¿El Diagnóstico tiene costo? Sí.
Es un trabajo de campo de una a tres semanas, con medición sobre casos reales y un informe con evidencia. La Reunión de Descubrimiento previa, de 30 minutos, no tiene costo.
Entre una y tres semanas, según cuántos procesos entren en el alcance. Recomendamos empezar con uno a tres procesos.
Poco. Una entrevista de 45 a 60 minutos con la persona que ejecuta cada proceso, y en algunos casos un autorregistro de tiempos durante cinco días que toma unos minutos diarios. El resto del trabajo es nuestro.
No a la información financiera. Necesitamos ver cómo se ejecutan los procesos: muestras de documentos, reportes de volumen y, cuando existe, acceso de lectura a las marcas de tiempo del sistema. No necesitamos cifras de ventas, márgenes ni saldos.
Entonces cumplió su función. Le costó un Diagnóstico y le ahorró una implementación. Es un resultado que ocurre y que consideramos parte del servicio, no una falla.
No. El informe es suyo, con sus anexos y datos crudos. Si prefiere ejecutarlo internamente o con otro proveedor, tiene todo lo necesario.
Una conversación de 30 minutos, sin costo. Al final le decimos si vemos algo que valga la pena medir
Empiece por saber su número
¿Empezamos por el proceso que más te duele?
Agenda un diagnóstico gratuito de automatización de 30 minutos. Escríbenos a pixel@macroplexia.com